Buchungsablauf einer Plakatkampagne – hier die wichtigsten Fristen und Regeln als Q&A

An der Umsetzung einer Plakatkampagne sind verschiedene Dienstleister, Pächter und Akteure beteiligt – von der Kreativagentur bis zum Plakatierer. Das lässt den Buchungsprozess für Außenstehende manchmal ein wenig komplex erscheinen. Dieser Beitrag wirft deshalb einen Blick hinter die Kulissen der Kampagnenplanung für Plakate und Public Video.

Wussten Sie beispielsweise, dass Reiseanbieter und Fluggesellschaften für innerdeutsche oder innereuropäische Flüge nicht auf Flächen der Deutschen Bahn für Inlandsflüge werben dürfen? Oder dass die Rücktrittsfrist bei Plakatmedien mindestens 60 Tage beträgt?

Fristen und Regeln im Buchungsvorlauf

Die folgenden Timings & Restriktionen sollten Werbungtreibende unbedingt beachten - ansonsten könnte es mit der Plakat- oder Public-Video-Kampagne zu einem festgelegten Zeitpunkt (beispielsweise für einen Produktlaunch) eng werden.

Ab wann sind Buchungen für das Folgejahr möglich?

Buchungen für das kommende Jahr können bereits in der zweiten Hälfte des laufenden Jahres vorgenommen werden. Allerdings (!) erfolgen die Bestätigungen seitens der Pächter erst ab Ende November bzw. Anfang Dezember. Zigarettenmarken und andere Netzkunden haben nämlich ein Vorkaufsrecht und werden zuerst eingeplant. Erst nachfolgend werden die Buchungen anderer Kunden berücksichtigt.

Gibt es Priorisierungen oder erfolgt die Einplanung streng nach Eingangsdatum der Buchung?

Ja. Groß- und Netzkunden werden ebenfalls priorisiert eingebucht. Danach erfolgt die Einplanung nach Eingangsdatum der Buchung (und somit dem altbekannten Prinzip: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst!).

Wann stehen die exakten Preise für die jeweilige Medienbelegung fest?

Erfahrungsgemäß geben die Pächter der Außenwerbemedien in der ersten Oktoberhälfte die detaillierten Preise pro Fläche für das kommende Geschäftsjahr bekannt.

Weshalb ist eine frühzeitige Buchung geeigneter Medien wichtig und zu empfehlen?

Es gibt zwar keine klar definierte Buchungsfrist bei Plakatmedien und Public Video, aber die Anzahl der Netzmedien ist pro Ort begrenzt.

Zu den Netzmedien gehören:

  • Mega-Lights
  • City-Light-Poster
  • City-Light-Säulen
  • Allgemeinstellen

Je nach Werbeträger und Ort gibt es meist lediglich ein bis vier Netze. Das kann zu Verfügbarkeitsengpässen führen. Insbesondere gilt das für die (nicht zu den Netzmedien gehörenden) einzeln buchbaren Großflächen an attraktiven Standorten.

Beim Public-Video-Angebot kommt es in der Regel zu Ostern und in der Vorweihnachtszeit zu Engpässen. Auch bei regionalen Veranstaltungen wie Karneval oder Oktoberfest ist die Nachfrage sehr hoch. Teilweise gibt es auch Preisaufschläge.

Das bedeutet: Die entsprechenden Planungen sollten möglichst langfristig angegangen werden. Der Buchungsvorlauf orientiert sich in erster Linie an der Nachfrage. Wir empfehlen unseren Kunden daher – besonders für Kampagnen in den stark nachgefragten Zeiträumen – eine frühestmögliche Buchung.

Konkret bedeutet das:

  • Kampagnen, die von März bis Mai laufen, sollten im Oktober/November des Vorjahres gebucht werden. Für Das Medium Public Video gilt: Slots für Ostern im Januar bzw. Februar buchen!
  • Kampagnen, die von September bis Dezember geplant sind, sollten bereits Anfang des Jahres gebucht werden. Für Public Video gilt hier: Slots für die Vorweihnachtszeit im September bzw. Oktober bestellen!

Kann man OOH-Medien im Buchungsvorlauf optionieren bzw. reservieren?

Ja und nein.

Folgende Medien können nicht optioniert werden:

  • die einzeln selektierbaren Werbeträger (Großflächen, Ganzsäulen, Mega Light Select)
  • Public Video
  • die Allgemeinstelle

Anders ist das hingegen bei den Netzmedien. Hier ist eine sogenannte Optionslegung möglich. Zu beachten ist allerdings, dass – je nach Pächter – zum Teil nur zwei aufeinanderfolgende Wochen reserviert werden können. In der Regel ist die Option aber für maximal vier Wochen möglich (die Optionen laufen i.d.R. über eine Woche und planus verlängert diese automatisch).

Gibt es Unterschiede bei den Optionen?

Ja, die Pächter vergeben erste und zweite Optionen.

Die erste Option bedeutet: Der jeweilige Kunde hat das Erstbuchungsrecht an dem Netz. In der Praxis heißt das: Möchte ein anderer Kunde das Netz für denselben Zeitraum buchen, hat der Kunde mit der ersten Option 24 Stunden Zeit, seine Buchung einzuloggen. Passiert das innerhalb dieses Zeitraums nicht, geht das Netz an den anderen Kunden.

Die zweite Option bedeutet: Der Kunde kann das Netz nur buchen, wenn der Kunde mit der ersten Option nicht bucht. Hierzu kann der Auftraggeber mit der zweiten Option selber eine Buchungsfrist von 24 Stunden auslösen. Beauftragt der Kunde mit der ersten Option dann innerhalb des Zeitraums nicht, geht das Netz an den Kunden mit der zweiten Option. Die Anbieter halten sich übrigens sehr strikt an diese 24h Regel, eine Verlängerung ist nicht möglich.

Dabei gilt: Es können mehrere Auftraggeber eine zweite Option halten.

Wie sind die Fristen für den Druckunterlagenschluss und die Plakat- bzw. Spotanlieferung?

Wenn der Plakatdruck über planus gebucht wird, gelten folgende Fristen für den Druckunterlagenschluss:

  • Großflächen bzw. Ganzsäulen: ca. 3 Wochen vor Aushangbeginn
  • City-Light-Poster / City-Light-Säulen / Mega Lights (Select): ca. 4 Wochen vor Aushangbeginn

Allerdings müssen diese Termine mit der Druckerei abgestimmt werden. Bei hoher Auslastung der Druckerei oder sehr großen Auflagen kann sich diese Frist verlängern.

Plakatanlieferungstermine (bei Plakatdruck über Kunde):

  • Großflächen bzw. Ganzsäulen: ca. eine Woche vor Aushangbeginn
  • City-Light-Poster / City-Light-Säulen / Mega Lights (Select): ca. 2 Wochen vor Aushangbeginn

Die exakten Daten sind im Dekaden- und Wochenplan des jeweils aktuellen Jahres zusammengefasst, den Sie hier downloaden können.

Für Bewegtbild gilt: Die Spots für Public Video müssen zehn Tage vor Ausstrahlungsbeginn beim Anbieter vorliegen.

Gibt es Ausnahmen, die zu beachten sind?

Ja, so wird beispielsweise für alle Flächen sowie Screens auf dem Grund und Boden der Deutschen Bahn eine zusätzliche Motivgenehmigung des Unternehmens benötigt. Das betrifft auch Infoscreen-Netze, die „nur“ einen Standort auf dem Grund und Boden der Deutschen Bahn haben.

Für die Motivgenehmigung hat die Deutsche Bahn grundsätzlich fünf Werktage Zeit. Deshalb sind gerade bei „kritischen Motiven“ die Einhaltung der Motiveingangstermine (nach dem Dekaden- und Wochenplan) zu beachten.

Ganz besondere Richtlinien bzw. Kriterien für die Motivgenehmigung seitens der Deutschen Bahn gelten zum Beispiel für Reiseangebote und Flugwerbung:

  1. Generell nicht genehmigt werden Motive, die für innerdeutsche Flüge werben.
  2. Motive, die mit Preisangaben für europaweite Flüge werben, sind ebenfalls nicht gestattet.
  3. Bei Flugwerbung für Angebote außerhalb Europas sowie Pauschalreiseangebote gilt die „normale“ Genehmigungspflicht durch die Deutsche Bahn

Welche Rücktrittsfristen gelten jeweils?

Die Rücktrittsfrist bei den Plakatmedien (also: Großflächen, Ganzsäulen, City-Light-Poster, City-Light-Säulen, Mega-Lights, Mega Lights Select) beträgt 60 Tage. Die exakten Termine sind aber auch hier wieder dem jeweils gültigen Dekaden- und Wochenplan zu entnehmen.

Die Stornierung von Public Video ist selbstverständlich ebenso möglich, allerdings mit Stornogebühren verbunden. So sind diese beispielsweise bei Ströer:

  • Bei einem Rücktritt bis acht Wochen vor Schaltungsbeginn: fünf Prozent (der gebuchten Brutto-Medialeistung)
  • Bei einem Rücktritt bis vier Wochen vor Schaltungsbeginn: zehn Prozent (der gebuchten Brutto-Medialeistung)
  • Bei einem Rücktritt nach vier Wochen vor Schaltungsbeginn: 25 Prozent (der gebuchten Brutto-Medialeistung)

Okay, das waren jetzt ganz schön viele Informationen auf einen Schlag. Wer berät mich bei planus, wenn ich weiterführende Fragen habe?

Als Ansprechpartner steht Ihnen Markus Neimeke, Leiter Mediaplanung, telefonisch (0221/99 38 57 - 40) oder per Email (markus.neimeke@planus-media.de) gerne zur Verfügung.

Zurück

planus Newsletter

Regelmäßig (aber nicht häufiger als 1 x im Monat) News und Trends zu Geomarketing und regionalen Medien bequem ins Postfach: Melden Sie sich hier für den planus-Newsletter an und sichern Sie sich Ihren ganz persönlichen Wissensvorsprung.